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Andreas Höcherl

• Aim: The aim of the study was to support the development of future critical incident reporting systems (CIRS) in primary care by collecting information on existing systems. Our focus was on processes used to report and analyse incidents, as well as strategies used to overcome difficulties. Methods: Based on literature from throughout the world, we identified existing CIRS in primary care. We developed a questionnaire and sent it to operators of a purposeful sample of 17 CIRS in primary care. We used cross-case analysis to compare the answers and pinpoint important similarities and differences in the CIRS in our sample. Results: Ten CIRS operators filled out the questionnaire, and 9 systems met the inclusion criteria. The sample of CIRS came from 8 different countries and was rather heterogeneous. The reporting systems invited a broad range of professions to report, with some also including reports by patients. In most cases, reporting was voluntary and conducted via an online reporting form. Reports were analysed locally, centrally, or both. The various CIRS used interesting ideas to deal with barriers. Some, for example, used confidential reporting modes as a compromise between anonymity and the need for follow-up investigations, whereas others used smartphone applications and call centres to speed up the reporting process. Conclusion: We found multiple CIRS that have operated in primary care for many years, have received a high number of reports and were largely developed in accordance with recommendations found in literature. Although primary care in Germany differs from other countries, these CIRS could serve as an inspiration for CIRS in German primary care.
• Ziel: Das Ziel dieser Arbeit war es, die Weiterentwicklung von Fehlerberichtssystemen (critical incident reporting systems = CIRS) in der Primärversorgung zu unterstützen. Zu diesem Zweck wurden Informationen über bereits existierende internationale Systeme erfasst. Die Schwerpunkte der Untersuchung waren dabei Berichts- und Analyseprozesse, sowie Strategien zur Überwindung von Schwierigkeiten in den Abläufen. Methodik: Durch eine Literaturrecherche wurden CIRS der Primärversorgung weltweit identifiziert. Ein neu konzipierter Fragebogen wurde einer bewussten Auswahl („purposeful sample“) von 17 CIRS der Primärversorgung zugesandt. In einer fallübergreifenden Auswertung („cross-case analysis“) wurden die Antworten der Systeme verglichen, sowie wichtige Gemeinsamkeiten und Unterschiede innerhalb der Stichprobe analysiert. Ergebnisse: Zehn CIRS Betreiber füllten den Fragebogen aus und neun Systeme erfüllten die Einschlusskriterien. Die Systeme stammten aus acht verschiedenen Ländern. Die Stichprobe war eher heterogen. Grundsätzlich konnten jeweils Angehörige verschiedener Gesundheitsberufe Ereignisse berichten. Bei einigen Systemen war das Berichtsformular auch für Patienten zugänglich. In den meisten Fällen war das Berichten freiwillig und wurde durch ein Online-Formular ermöglicht. Die Berichte wurden lokal, zentral oder in einer Mischform aus beidem bearbeitet. Die verschiedenen CIRS nutzten kreative Ansätze, um Barrieren gegenüber dem Berichten eines Fehlers zu überwinden. Einige nutzten beispielsweise vertrauliche Berichtsmodalitäten als Kompromiss zwischen Anonymität und der Notwendigkeit, Nachuntersuchungen zu ermöglichen. Andere nutzten Apps und Call-Center, um den Berichtsprozess zu beschleunigen. Schlussfolgerung: Wir konnten mehrere CIRS identifizieren, die seit vielen Jahren in der Primärversorgung aktiv sind, eine hohe Zahl an Berichten erfasst haben, und im Einklang mit den Empfehlungen aus der Literatur stehen. Obwohl die ambulante Versorgung in Deutschland einige Unterschiede zu anderen Ländern aufweist, können diese CIRS als Inspiration für deutsche Systeme der ambulanten Versorgung dienen.